«Объектив» дорожная карта автоматизации

Экономика каждого объекта и порядок во входящих заявках — без единой новой формы, которую надо заполнять руками

Содержание

1. О проекте
2. Где сейчас рвётся цепочка
3. Как это работает
4. Варианты старта
5. Сравнение вариантов
6. Ядро системы
7. Дополнительные опции
8. Что дальше: дорожная карта
9. Наша рекомендация
10. Что это даёт в деньгах
11. Как мы работаем
12. Сроки
13. Команда проекта
14. Условия оплаты
15. Текущие расходы
16. Гарантии
17. Риски и как мы их закрываем
18. Что нужно с вашей стороны
19. Что не входит
20. Открытые вопросы
21. Следующие шаги

Что вы получаете на каждом варианте старта

Проверка

А. Заявки

Б. Экономика объекта

В. Общий вход

01О проекте

ООО «ЭСТе» больше тридцати лет обслуживает грузоподъёмную технику: экспертиза промышленной безопасности, ремонт и монтаж, изготовление грузозахватных приспособлений, лаборатория неразрушающего контроля, конструкторский отдел. Пятьдесят–семьдесят объектов в год, три в параллели в среднем, чек от нескольких десятков тысяч до ста миллионов рублей.

Вы уже сделали главную часть работы, о которой большинство компаний даже не задумывается: вы описали свои процессы. Отчёт об обследовании 2023 года — это готовая карта того, как всё устроено на самом деле, с требованиями по продажам, закупкам, производственному и складскому учёту. Мы его прочитали целиком.

Мы не предлагаем начинать сначала. Мы предлагаем закрыть те требования, которые в нём уже сформулированы, — но так, чтобы это не упиралось в дисциплину ручного ввода.

02Где сейчас рвётся цепочка

Работа компании — это одна длинная цепочка. Обращение клиента → оценка → договор → заказ-наряд → закупка комплектующих → работы на объекте → затраты → себестоимость → оплата.

Разрывов в ней сейчас три, и они в разных местах.

Разрыв первый — в начале. Заявки приходят четырьмя способами: на корпоративную почту, устно по телефону, лично мастеру или инженеру, и офлайн в офисе. Письма в учётной системе собираются, но дальше не обрабатываются — встроенный механизм рассчитан на продажников и не даёт нужной прослеживаемости. Устные обращения формализовать некому. В результате нет места, где видно все входящие со статусом, ответственным и следующим шагом.

Разрыв второй — в середине. Счёт на комплектующие приходит PDF по почте, кто-то из руководителей пишет на нём объект и отправляет в бухгалтерию. Бухгалтерия списывает по своей логике — не по объектам. Приходы комплектующих в управленческую систему не заносятся вовсе. Восстановить, сколько ушло на конкретный кран, можно только вручную, подняв бухгалтерию и Excel.

Разрыв третий — по людям. Кто сколько отработал на объекте, ведёт в Excel начальник производства, и служит эта таблица только для расчёта премий. В деньги по объекту трудозатраты не превращаются никогда.

Итог: по бумаге прибыль есть, а какой объект её принёс, а какой съел — неизвестно. Ровно эту формулировку мы услышали от вас.

03Как это работает

Логика решения простая: не просить людей вводить данные, а забрать те, что уже создаются сами.

1. Заводится один служебный почтовый адрес. Ваши сотрудники продолжают работать как работали — просто ставят этот адрес в копию, когда отправляют счёт в оплату или пересылают заявку. Это единственное изменение в привычках, и оно занимает одну секунду.

2. Система читает каждое входящее письмо и определяет, что это: заявка клиента, счёт поставщика, накладная или что-то не относящееся к делу.

3. Из счёта вытаскиваются поставщик, позиции, суммы и объект. Объект берётся из того, что вы и так пишете в теле письма — «такой-то заказчик, такой-то кран». Разбирать счёт по позициям и растаскивать по разным объектам не нужно: вы и сейчас стараетесь не смешивать объекты в одном счёте.

4. Из заявки вытаскиваются клиент, тип работ, срочность — и заводится карточка, которая дальше идёт по этапам с ответственным и сроком на каждом.

5. Табель начальника производства загружается как есть — файлом. Часы умножаются на тариф объекта с учётом квалификации и становятся рублями.

6. Всё сходится в карточке объекта: выручка, материалы, труд, транспорт, прочие расходы, маржа в рублях и процентах, трудоёмкость и список исполнителей.

7. Спорное — на ручную докрутку. Если система не уверена, на какой объект отнести счёт, она не гадает: кладёт его в отдельную папку «уточнить», где решение принимается в два клика.

Схема связей — в Приложении А.

Путь заявки — по шагам

Заявка не лежит в общем списке, а движется. Каркас маршрута такой:

Поступила → квалифицирована → назначен ответственный → выезд или обследование → расчёт и коммерческое предложение → согласование с заказчиком → в работу.

На каждом шаге видно, кто отвечает и сколько времени на него отведено. Если заявка стоит дольше норматива — она подсвечивается в общем списке сама, без напоминаний и планёрок. Именно поэтому этапы обязательны: «зависшая заявка» существует только там, где известно, на каком шаге она стоит и сколько ей позволено там стоять.

Состав этапов — не наша выдумка и не жёсткая рамка. Мы соберём его на нулевой неделе под ваш реальный процесс: у аварийного вызова и планового освидетельствования маршруты разные, и это нормально. Переставить этапы или добавить новый можно и позже, без переделки системы.

Вся история остаётся в карточке: кто взял, когда передал, где пролежала три дня. Не для контроля ради контроля, а чтобы через месяц можно было ответить на вопрос «почему мы потеряли этого заказчика» фактом, а не версиями.

Где проходит граница с вашей учётной системой

Мы закрываем один конкретный отрезок — от «клиент обратился» до «появился заказ-наряд». Сегодня этого отрезка нет ни в одной системе: он живёт в почте, в телефонных разговорах и в памяти сотрудников, поэтому и теряется.

В момент, когда заявка превращается в работу, она уходит выгрузкой в вашу учётную систему и дальше её ведёт она. Мы не строим второй производственный учёт, не дублируем заказ-наряды и не переносим к себе то, что у вас уже работает.

04Варианты старта

Мы сознательно не сводим всё к одному предложению. У задачи два законных начала: со стороны входящих заявок и со стороны затрат на объект. Оба правильные, и выбор — за вами.

Проверка • 2 недели

167 000 ₽

Платный разбор без внедрения. Берём 2–3 уже закрытых объекта за последние полгода, поднимаем по ним счета, накладные и табели и вручную нашими руками раскладываем фактическую себестоимость.

• Разложенная экономика 2–3 закрытых объектов: материалы, труд, транспорт, прочее, маржа
• Заключение, каких данных не хватает и откуда их брать
• Оценка, какая доля счетов разбирается автоматически без правок
• Точный план и цена следующего этапа — уже не ориентировочные

Что не входит: работающая система. Это разведка на ваших реальных данных перед вложением в разработку.

А. Заявки • 4 недели

417 000 ₽

Единый контур входящих. Ни одно обращение не теряется.

• Служебный ящик и разбор входящей почты
• Распознавание заявки: клиент, тип работ, объект, срочность
• Карточка заявки с этапами: от поступления до передачи в работу, на каждом — ответственный и срок
• Настройка маршрута под ваш процесс, включая разные маршруты для аварийных и плановых обращений
• Экран всех заявок: где какая стоит, что просрочено, кто держит
• История по каждой заявке: кто что сделал и когда
• Выгрузка отобранных заявок в вашу учётную систему
• Роли и права: руководство видит всё, исполнитель — своё

Б. Экономика объекта • 5 недель

559 000 ₽

Себестоимость по факту закрытия объекта.

• Служебный ящик и разбор входящей почты
• Разбор счетов поставщиков: контрагент, позиции, суммы
• Привязка счёта к объекту по вашим же ключевым словам в письме
• Папка «уточнить» для спорных случаев — решение в два клика
• Загрузка табеля, тарифы по объекту и квалификации, перевод часов в рубли
• Карточка объекта: выручка, материалы, труд, транспорт, прочее, маржа, трудоёмкость, исполнители
• Общий экран по всем объектам: затраты на материалы, трудоёмкость, стоимость договора и маржинальность
• Ретроспективный разбор 2–3 закрытых объектов на старте

В. Общий вход • 6 недель — рекомендуем

750 000 ₽

Оба варианта сразу. Один и тот же механизм — разбор корпоративной почты — питает обе цепочки, поэтому вместе они стоят существенно меньше, чем по отдельности.

• Всё из варианта А
• Всё из варианта Б
• Связка между ними: из заявки рождается объект, к объекту цепляются затраты
• Два рабочих экрана — по заявкам и по объектам, с разными правами доступа

Экономия против покупки А и Б по отдельности: 226 000 ₽.

05Сравнение вариантов

flowchart TD
    P["Проверка<br/>167 000 руб<br/>2 недели"]
    A["А. Заявки<br/>417 000 руб<br/>4 недели"]
    B["Б. Экономика объекта<br/>559 000 руб<br/>5 недель"]
    V["В. Общий вход<br/>750 000 руб<br/>6 недель"]

    P -->|"данные и точная оценка"| A
    P -->|"данные и точная оценка"| B
    A -->|"добавляем затраты"| V
    B -->|"добавляем заявки"| V

    style V fill:#0d9488,stroke:#00F5D4,color:#ffffff
    style P fill:#1e293b,stroke:#475569,color:#e2e8f0
    style A fill:#1e293b,stroke:#475569,color:#e2e8f0
    style B fill:#1e293b,stroke:#475569,color:#e2e8f0

06Ядро системы

Независимо от выбранного варианта в основе лежит один и тот же набор. Это то, что мы не считаем отдельной строкой и не убираем ни при каком раскладе.

Разбор корпоративной почты. Служебный адрес на вашем сервере, безопасное подключение только на чтение, ничего не удаляется и не пересылается наружу.

Справочник объектов и договоров. Собирается из выгрузки вашей учётной системы. Мы ничего не меняем внутри неё — только читаем.

Принцип «ноль новых форм». Ни один сотрудник не получает обязанности что-то заполнять. Единственное действие — поставить служебный адрес в копию письма.

Папка «уточнить». Система никогда не додумывает. Если уверенности нет, документ уходит на решение человеку — и решение запоминается на будущее.

Рабочий кабинет с ролями. Отдельный кабинет в браузере: свой адрес, вход по логину, у каждого сотрудника своя учётная запись. Ставить ничего не нужно ни на компьютеры, ни на сервер. Технический директор, коммерческий директор, начальник производства и бухгалтерия видят разное — настраивается под вас.

Ваш язык. Заказ-наряд, акт-допуск, УПД, наряд-допуск, нормо-часы, ЭПБ, объект. Мы не заставляем компанию переучиваться на чужие слова.

07Дополнительные опции

Каждую можно взять на старте или добавить позже — цена не меняется.

08Что дальше: дорожная карта

После пилота работа переходит на ежемесячный формат: вы платите удобную вам сумму, мы каждый месяц закрываем очередной блок из вашего же перечня требований. Начать и остановиться можно на любом месяце — незакрытых обязательств не остаётся.

Из чего складываются следующие блоки

Темп работы

Порядок блоков вы определяете сами и можете менять его каждый месяц. Мы приносим план на месяц, вы его утверждаете.

09Наша рекомендация

Вариант В «Общий вход», затем ежемесячный формат «Рабочий».

Три причины.

Первая: у вас два приоритета, и оба настоящие. Порядок с заявками и экономика объектов — это начало и середина одной цепочки. Выбирать между ними — значит на несколько месяцев отложить одну из двух реальных болей. Технически это не требуется: и то и другое питается разбором одной и той же почты, поэтому вместе выходит на 226 000 ₽ дешевле, чем по отдельности.

Вторая: заявки без объектов повисают в воздухе. Если сделать только контур заявок, довольно быстро возникнет вопрос «а что с этой заявкой стало дальше и сколько мы на ней заработали» — и упрётся в отсутствие справочника объектов. Делать связку задним числом дороже, чем сразу.

Третья: шесть недель — это один разговор, а не программа на год. К концу срока вы видите работающую систему на живом объекте и решаете, продолжать ли, уже по факту, а не по обещаниям.

Если бюджет сейчас надо держать плотно — начните с Проверки за 167 000 ₽. Через две недели у вас на руках будет разложенная себестоимость нескольких закрытых объектов и точная, а не ориентировочная цена следующего шага. Это самый честный способ проверить нас, потратив немного.

10Что это даёт в деньгах

Мы не обещаем конкретный процент экономии — на объектах вашего типа он слишком зависит от конкретики. Но вот где деньги появляются, по вашим же словам.

Видимость перерасхода. Основной перерасход возникает, когда заказчик растягивает сроки. Сейчас вы узнаёте об этом, когда объект закрыт. Ранний сигнал — это не техническая возможность вмешаться, а аргумент в разговоре с заказчиком: «мы сейчас проедаем всю прибыль». Вы сами описали этот механизм.

Отказ от убыточных типов работ. Пятьдесят–семьдесят объектов в год, чек от десятков тысяч до ста миллионов. Пока экономика считается по интуиции, невозможно понять, какая категория работ систематически не окупается. После разбора это видно на одном экране.

Время технического директора. Финансовое планирование, разбор счетов и сведение цифр вручную сейчас лежат на одном человеке. Это не задача уровня технического директора — и именно с неё стоит начинать разгрузку.

Точность зарплаты. Часы, превращённые в рубли по тарифу объекта, снимают ручной пересчёт премий и споры о том, кто сколько отработал.

Архив закупок. Побочный, но ощутимый эффект: разобранные счета за все годы становятся поисковым архивом «что покупали, у кого и почём» для аналогичных ремонтов.

11Как мы работаем

Неделя ноль — до старта работ. Забираем выгрузку из учётной системы, счета и табели по 2–3 закрытым объектам, заводим служебный ящик. От вас — один разговор с главным бухгалтером и полчаса технического директора.

Дальше — недельный ритм. Каждую неделю короткий созвон на 20–30 минут: что сделали, что показываем, что нужно от вас. Никаких многостраничных отчётов и статусов ради статусов.

Показываем на ваших данных. Не на демонстрационных примерах. Первый разбор счетов вы увидите на своих реальных объектах уже на второй неделе.

Пилотный объект — живой. Берём тот, что идёт прямо сейчас или стартует в ближайший месяц. Для сравнения можно взять два.

Приёмка — по факту, а не по акту. В конце срока вы либо видите свою цифру по объекту, либо нет. Это единственный критерий.

12Сроки

gantt
    title Вариант В «Общий вход» — 6 недель
    dateFormat YYYY-MM-DD
    axisFormat %d.%m
    section Подготовка
    Доступы, выгрузка, служебный ящик   :a1, 2026-08-11, 5d
    section Почта
    Разбор входящих, классификация      :a2, after a1, 8d
    section Заявки
    Карточки, статусы, экран заявок     :a3, after a2, 9d
    section Затраты
    Счета, привязка к объектам          :a4, after a2, 11d
    Труд в рублях, тарифы               :a5, after a4, 6d
    section Результат
    Карточка объекта и общий экран      :a6, after a5, 5d
    Ретроспектива и приёмка             :a7, after a6, 4d

Даты в схеме условные — реальный отсчёт идёт от получения доступов. Сдвиг старта на осень, о котором вы говорили в связи с завершением лизинга, на структуру работ не влияет.

13Команда проекта

Калькуляция

14Условия оплаты

Пилот — фиксированная стоимость, три платежа.

Фиксированная цена означает, что она не меняется. Если работы окажется больше, чем мы рассчитали, это наша ответственность, а не ваш дополнительный счёт.

Дальнейшая работа — ежемесячно. Равными платежами в начале месяца, по выбранному темпу. Договор бессрочный с возможностью остановиться в конце любого месяца — без штрафов и без незакрытых обязательств: всё сделанное к этому моменту остаётся работающим и принадлежит вам.

Мы знаем про неплатежи ваших заказчиков и кассовые разрывы. Если в каком-то месяце нужно приостановиться — это нормально и обсуждается заранее, а не превращается в просроченную задолженность.

15Текущие расходы

16Гарантии

Три месяца сопровождения после приёмки пилота включены в стоимость. Если что-то работает не так, как договаривались, — правим бесплатно.

Исходный код и данные ваши. Всё, что мы делаем, передаётся вам. Никакой привязки к нам как к поставщику: систему может поддерживать другая команда.

Мы ничего не меняем в вашей учётной системе и в бухгалтерии. Подключение только на чтение. Ваш налоговый и бухгалтерский учёт остаётся ровно таким, какой он есть — управленческий контур строится поверх, отдельно.

Ваши документы не уходят наружу. Обработка идёт в вашем контуре или на выделенном сервере, доступ — только у названных вами сотрудников.

17Риски и как мы их закрываем

18Что нужно с вашей стороны

Мы стараемся брать на себя всё, что можно не перекладывать на вас. Остаётся немного.

До старта:

• Выгрузка из учётной системы: договоры, заказ-наряды, контрагенты, номенклатура
• Счета, накладные и табели по 2–3 закрытым объектам за последние полгода
• Разговор с главным бухгалтером о том, откуда брать данные о списаниях — 30–40 минут
• Заведение служебного почтового ящика на вашем сервере
• Выбор пилотного объекта

В ходе работ:

• Созвон 20–30 минут раз в неделю с техническим директором
• Табель за пилотный период от начальника производства — файлом, как он его и ведёт
• Один ответственный с вашей стороны, кто принимает решения по спорным вопросам

От сотрудников на объектах и в снабжении — ничего. Никаких новых форм, программ и обязательных действий. Единственное изменение: служебный адрес в копии письма.

19Что не входит

• Замена или переделка вашей учётной системы. Мы её не трогаем
• Изменение бухгалтерского и налогового учёта
• Доработки внутри 1С. Это работа вашего 1С-специалиста; мы можем поставить ему задачу и принять результат — отдельной опцией
• Синхронизация бухгалтерской базы с управленческой. Технически это тоже задача для вашего подрядчика по 1С, мы участвуем как постановщик и приёмщик
• Мобильное приложение для работы на объекте — отдельная опция
• Складской учёт остатков, партионный учёт и маркировка материалов — блоки для последующих месяцев
• Работы по второму юридическому лицу — на старте берём одно

20Открытые вопросы

Эти вопросы не мешают начать, но ответы на них нужны в первые две недели.

1. Доступ к копии управленческой базы на чтение — по нашему опыту достаточно выгрузки, но копия ускоряет работу
2. В каком виде главный бухгалтер может отдавать данные о списаниях и с какой периодичностью
3. Тарифы по видам работ и квалификациям для перевода часов в рубли — есть ли они в записанном виде или сейчас существуют только в голове
4. Как учитываются работы, которые выполняются без документов в аварийных ситуациях
5. Нужно ли на старте разделять объекты по двум юридическим лицам или считаем по одному

21Следующие шаги

1. Встреча и выбор варианта. Обсуждаем, с чего начинаем, и фиксируем приоритет — на это и рассчитан этот документ
2. Договор и первый платёж. Фиксированная стоимость выбранного варианта, три платежа
3. Неделя ноль. Доступы, выгрузка, служебный ящик, разговор с бухгалтерией
4. Через две недели — первый разбор ваших реальных счетов на экране
5. По окончании срока — приёмка на живом объекте и решение о переходе на ежемесячный формат

flowchart LR
    subgraph SRC["Что уже есть у вас"]
        MAIL["Корпоративная почта<br/>заявки и счета PDF"]
        UNF["Учётная система<br/>договоры, заказ-наряды"]
        TAB["Табель<br/>начальника производства"]
    end

    subgraph CORE["Объектив"]
        BOX["Служебный ящик"]
        AGENT["Разбор документов<br/>что это, от кого, о чём"]
        MATCH["Привязка к объекту"]
        ASK["Папка «уточнить»"]
        CALC["Расчёт: материалы,<br/>труд, прочее, маржа"]
    end

    subgraph OUT["Что видите вы"]
        Z["Экран заявок"]
        O["Карточка объекта"]
        D["Общий экран<br/>по всем объектам"]
    end

    MAIL --> BOX --> AGENT
    UNF -->|"выгрузка, только чтение"| MATCH
    TAB --> CALC
    AGENT --> MATCH
    MATCH -->|"уверенно"| CALC
    MATCH -->|"сомнительно"| ASK
    ASK -->|"решение человека"| CALC
    AGENT --> Z
    CALC --> O --> D

    style CORE fill:#0f172a,stroke:#00F5D4,color:#e2e8f0
    style SRC fill:#1e293b,stroke:#475569,color:#e2e8f0
    style OUT fill:#1e293b,stroke:#475569,color:#e2e8f0